PRACTICA IV UMB - BALANCED SCORECARD

Balanced Scorecard, es una herramienta aplicada a las organizaciones para lograr cumplimiento de metas estratégicas de mediano y largo plazo alineando sus procesos usando los objetivos, indicadores e iniciativas; que permite enfocar y direccionar los objetivos estratégicos.



Herramienta ampliamente reconocida que soporta la toma de decisiones en el nivel de gestión estratégica, lo cual mejora la satisfacción de los objetivos estratégicos. Refleja el propósito de mantener el equilibrio entre los objetivos de largo y corto plazo, entre las mediciones  financieras y no-financiera, entre los indicadores principales y rezagados, y  entre las perspectivas de rendimientos internos y externos (Kaplan y Norton,  1996 en Bodillo et al, 2009)

Es necesario llevar a cabo la medición desde la alta gerencia que puede trabajar de la mano con herramientas que ayuden a recopilar, ver y analizar el estado de los indicadores, ya que si la medición se mantiene están bien o mal frente a los objetivos estratégicos el indicador mostrara resultados para tomara las acciones pertinentes bajo el Balanced ScoreCard.

Pasos un Balanced ScoreCard se tendra en cuenta

1. Definir las áreas estratégicas 
2. Definición de causa y efecto 
3. Definimos casos específicos de impacto 
4. Establecemos los objetivos

Su especialidad dentro del contexto organizacional es también aclarar el norte de las organizaciones ¿A DÓNDE SE QUIERE LLEGAR? o ¿QUIÉNES SON Y HACIA DÓNDE QUIEREN DIRIGIR LA EMPRESA?, una vez realizado el planeamiento estratégico, el BSC apoya a la empresa abasteciéndola de herramientas útiles para lograr su consecución.

PRACTICA III UMB - RECOMENDACIONES ESTRATEGIA CERO PAPEL

RECOMENDACIONES

Estas indicaciones van de la mano con la guía de buenas prácticas para reducir el consumo de papel.

• Seleccione un líder para la estrategia de Cero Papel.
• Conforme un equipo de trabajo.
• Control y evaluación y publicación de resultados
• Implemente proyectos de escaneo en procesos de alto valor.

CONCLUSIONES

• Para Logra que los cambios  y que estos perduren, los colaboradores deben ser miembros participativos. 
• Es necesario aplicar cambios acordes a las necesidades de la organización a través de  herramientas adecuadas, que permitan el manejo de la resistencia al cambio para superar la crisis y situaciones  a través de acciones prácticas y seguras.

BIBLIOGRAFIA

http://youtu.be/37Y2a2R0ORg

http://preservandoparaelfuturo.org/

http://www.leonismoargentino.com.ar/INST253.htm

http://www.paritarios.cl/especial_las_5s.htm

http://www.paritarios.cl/especial_las_5s.htm

http://www.archivonorma.com/news/showByTitle/title/c-mo-organizar-los-documentos-en-la-computadora/src/@random4d93951ccf0bc

PRACTICA III UMB - RESULTADOS ESTRATEGIA CERO PAPEL

CONTRIBUCIÓN Y APORTE

Los avances logrados en la Compañía en relación con la organización de documentos físicos y electrónicos en áreas de trabajo ha influido en  la labor archivística propiciando la aplicación del procedimiento de gestión documental y apalancando nuevos proyectos, dado que a través del vídeo para la estrategia Oficina Cero Papel se generaron una serie de actividades que permiten preservar y difundir la gestión documental y el uso de TIC no sólo para actualizar los procesos necesarios, sino para fortalecer y consolidar las buenas prácticas. Creando cultura para asegurar la información su oportuna ubicación, localización  minimizando el uso de papel y optimizando recursos.

La mejora inicial el aseguramiento y seguridad de la información durante el proceso se han reflejado áreas de trabajo organizadas como también el aumento de transferencias en el CAD,  centralización de documentos en carpetas en medio electrónico disminuyendo así la duplicidad de archivos por equipo donde se visualiza la en la capacidad de almacenamiento en disco duro y servidores.

RESULTADOS ESPERADOS

Aportar y encaminar la estrategia a un eficiente uso de recursos para la compañía, sus colaboradores, el ambiente y la gestión documental a través de hábitos organizacionales. 

LOGROS

Actividad con la que gana nuestro planeta y es posible alcanzar reducciones significativas en los recursos y uso racional de los mismos, reflejado en una mejor y más fácil adaptación a los cambios relacionados con la gestión documental y por tanto, a la utilización de archivos en formatos electrónicos, siendo esta una forma de aportar a la concientización ambiental.

PRACTICA III UMB - ACTIVIDADES ESTRATEGIA CERO PAPEL

IDENTIFICACIÓN DE SITUACIONES PROBLEMAS

Se presentan dos conflictos el primero la acumulación de papel y el segundo los equipos de cómputo con archivo sin identificar y depurar, es necesario ratificar las actividades orientadas a la optimizan de recurso electrónico y físico, dado que dichos conflictos generan costos. 

Un alto porcentaje de estos documentos se encuentran en soporte electrónico y papel desde su creación o recibo, sin olvidar que generalmente se exigen copias adicionales e innecesarias de los mismos para distribuirlas entre las dependencias que así lo requieran, estas acciones propuestas en el vídeo busca brindar herramientas para llegar a  la Oficina Cero Papel.

IMPLICADOS EN LAS ACTIVIDADES

La cultura cero papel incide directamente en el espacio electrónico demandado para el área de tecnología costos y la custodia asertiva de los documentos en el CAD afectada directamente por  espacios tanto en sitios de trabajo como en la seguridad y control de la información generada por el área de proyectos.

ACTIVIDADES REALIZADAS

Se identifica y plantea la estrategia Oficina Cero Papel que inicialmente y principalmente busca la reducción, organización y categorización de archivos físicos y electrónicos  en archivos de gestión enfatizando en la preservación digital para  realizar un  plan de  mejoramiento que inicia con la organización documental de los puestos de trabajo, para lo cual se inicia con la organización de archivos de gestión físicos como prioridad de mejoramiento. 

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Se abordo el plan piloto con los colaboradores de la Gerencia de Proyectos  previa autorización para dar inicio al proyecto, para la puesta en marcha se incorpora el vídeo Estrategia Cero Papel que propone buenas prácticas de cómo reducir el consumo de papel  y la optimización  del  espacio físicos y electrónico en los puestos de trabajo cuyo objetivo es establecer la cultura de manejo responsable de la información bajo lineamientos y con la aplicación de la gestión electrónica, la formación de nuevos hábitos.

Para la organización de los archivos con cada persona y lograr la entrega de documentación bajo los procesos de la compañía se realizan las actividades de orientación, revisión y verificación donde se busca el control y evitar perdida y/o eliminación de información;  logrando así  la transferencia de documentos al Centro de Administración  Documental y proyectando la identificación de sus documentos electrónicos vs físicos para lograr la unicidad del repositorio electrónico.

PRACTICA III UMB - INTRODUCCION ESTRATEGIA CERO PAPEL

INTRODUCCIÓN

El propósito de este trabajo es dar a conocer las actividades realizadas en el plan de mejoramiento documentos físicos y electrónicos en archivos de gestión bajo la estrategia Oficina Cero Papel donde se busca proporcionar herramientas de tipo cultural, que permita  establecer la instrucción al manejo responsable de la información inicialmente en la Gerencia de Proyectos de la Compañía.

OBJETIVO GENERAL

Establecer la cultura de manejo responsable de la información bajo lineamientos y con la aplicación de la gestión electrónica.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Concientización de los colaboradores de la Gerencia de Proyectos en la disminución y utilización de la información en soportes en papel y  el empleo de documentos electrónicos.

Ejecutar aspectos organizativos con la aplicación de actividades, gestión en cinco fases 5S y tips que permitan categorizar los archivos físicos y electrónicos en las ares de trabajo de los colaboradores de acuerdo a sus necesidades.