PRACTICA IV UMB - BALANCED SCORECARD MAPA ESTRATEGICO

El mapa estratégico se compone de cuatro perspectivas

El mapa estratégico representa las relaciones de causa efecto entre los componentes dela estrategia de una organización. 

Las perspectivas financieras y de clientes describen el resultado que se desea alcanzar en términos de la creación de valor y de posicionamiento en el mercado

Las perspectivas de procesos, aprendizaje y crecimiento describen los desafíos que debe enfrentar la organización para logra su estrategia de productividad y lograr implementar su propuesta diferenciadora de valor
Perspectiva de Clientes Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento Perspectiva Financiera Perspectiva de Procesos Internos

• Qué esperan los accionistas en términos de rentabilidad, productividad y crecimiento de ingresos?
• ¿Cuáles es nuestro desafío en términos de adquisición y retención de clientes?
• ¿Qué debemos ofrecerle a nuestros clientes en forma única o diferencial?
• ¿En que debemos ser excelentes para entregar la propuesta de valor a nuestros clientes y para ser altamente eficientes ?
• ¿Cuáles son las activos intangibles que requerimos para asegurar la ejecución de la estrategia ?

PRACTICA IV UMB - BALANCED SCORECARD OBJETIVOS

Se establecen los objetivos: Ya sabiendo cuales son las implicaciones de cada área podemos desarrollar a que apuntamos para poder organizar las métricas de tal forma que sea medible lo que haremos.

Los objetivos estratégicos responden a la Misión y Visión de la Compañía, y son la ruta trazada para llegar a las metas propuestas. Asegurando el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la Empresa unifica los esfuerzos organizacionales, genera impulsos de avance e innovación, y compromete a los empleados y contratistas para alcanzar las metas.

Los objetivos que cada área establece de forma unilateral, para lograr los objetivos generales de la empresa, y corresponde solamente a ellos el logro de éstos.

Los objetivos deben contener, además de los aspectos señalados anteriormente, lo siguiente:

• Precisar los logros del área, acorde al objetivo general y por lo tanto de acuerdo a la Misión.
• Hacerlo del conocimiento de todos los involucrados.
• Definir responsabilidades específicas de cada miembro del departamento.

Cómo defines los objetivos y como ponerlos en práctica para lograrlos, son temas importantes no solo para las empresas que quieren convertirlos en realidad.

Son los principios por los que un objetivo se debe regir:

• Específicos
• Mensurables
• Alcanzables
• Realistas
• Plazo ( en un tiempo determinado)

PRACTICA IV UMB - BALANCED SCORECARD CASOS ESPECÍFICOS DE IMPACTO

En este punto determinamos que área hace cual efecto de tal manera que aumentemos la probabilidad de que el siguiente paso sea exitoso.

Al contar con tecnología las organizaciones tienen a su disposición herramientas de análisis y de toma de decisiones, que le permiten una mejor gestión de sus recursos a través una asignación más eficiente y  una mejor capacidad de control sobre sus procesos en tiempo real.

Al asegurar el talento la acumulación de información y conocimiento a cerca de la organización se fomenta el desarrollo de una “visión común”, a partir del establecimiento de procesos de aprendizaje y empoderamiento y la  construcción de estrategias tendientes a dar soluciones para alcanzar los objetivos trazados por la organización.

La oportunidad desarrollo brinda estabilidad, competitiva, personalización de productos y/o servicios para usuarios a un menor costo, innovación, crecimiento y el establecimiento de vínculos externos más sólidos; tendientes al crecimiento del negocio. La administración de los recursos crea capacidades organizativas que permiten a las empresas mantener su eficiencia.

PRACTICA IV UMB - BALANCED SCORECARD CAUSA Y EFECTO

El diagrama de causa – efecto: nos muestra la relación entre una area y otras con los factores que intervengan, se usa no solamente para observar las características de las áreas sino también en otros elementos. 

Se puede determinar la estructura o una relación múltiple de causa – efecto observándola sistemáticamente. Es difícil solucionar problemas complicados sin tener en cuenta esta estructura, la cual consta de una cadena de causas y efectos, y el método para expresar esto en forma sencilla y fácil es un diagrama de causa – efecto.

Un diagrama de causa – efecto también se llama “diagrama de espina de pescado”, porque se parece al esqueleto de un pez, como se ve a continuación:

Este enfoque se caracteriza por la relación que establece entre dos actividades diferentes: la percepción de tantas causas como sea posible y su agrupación sistemática.  En la elaboración del diagrama de causa – efecto, la causas se deben agrupar sistemáticamente procediendo de los huesos pequeños a los huesos medianos, y después de los huesos medianos a los huesos grandes.

Sugerencias para elaborar los diagramas de causa – efecto.

1. Identifique todos los factores relevantes mediante consulta y discusión entre muchas personas.
2. Exprese la característica tan concretamente como sea posible
3. Haga un diagrama para cada característica.
4. Escoja una característica y unos factores medibles.
5. Descubra factores sobre los que sea posible actuar.

PRACTICA IV UMB - BALANCED SCORECARD AREAS ESTRATEGICAS

Son aquellas áreas que deben funcionar con eficacia para que toda la compañía logre el éxito, de manera que apalanquen su desarrollo y resultados a través de las principales actividades como producción, finanzas, mercadeo, recursos humanos y contabilidad su distribución dependerá de la estructura del negocio

• Estas áreas, a su vez, son divididas para asignar tanto responsabilidades como resultados y sistemas de control más detallados.
• Establecen el norte y enfocan a la organización en sus propósitos fundamentales
• Son decisivos en relación con el futuro de la misma.

En esta actividad se identificaran únicamente las áreas estratégicas de nuestra empresa objeto de estudio, esta estructura organización está respaldada por su equipo humano Profesionales de planta y contratistas, al igual que las empresas contratistas y sus trabajadores, contribuyeron significativamente al logro de los resultados.

Una estratégica que define el rumbo y las acciones a realizar para alcanzar el rumbo de los objetivo de la empresa que se podrá aplicar es  "FODA" .

PRACTICA IV UMB - BALANCED SCORECARD

Balanced Scorecard, es una herramienta aplicada a las organizaciones para lograr cumplimiento de metas estratégicas de mediano y largo plazo alineando sus procesos usando los objetivos, indicadores e iniciativas; que permite enfocar y direccionar los objetivos estratégicos.



Herramienta ampliamente reconocida que soporta la toma de decisiones en el nivel de gestión estratégica, lo cual mejora la satisfacción de los objetivos estratégicos. Refleja el propósito de mantener el equilibrio entre los objetivos de largo y corto plazo, entre las mediciones  financieras y no-financiera, entre los indicadores principales y rezagados, y  entre las perspectivas de rendimientos internos y externos (Kaplan y Norton,  1996 en Bodillo et al, 2009)

Es necesario llevar a cabo la medición desde la alta gerencia que puede trabajar de la mano con herramientas que ayuden a recopilar, ver y analizar el estado de los indicadores, ya que si la medición se mantiene están bien o mal frente a los objetivos estratégicos el indicador mostrara resultados para tomara las acciones pertinentes bajo el Balanced ScoreCard.

Pasos un Balanced ScoreCard se tendra en cuenta

1. Definir las áreas estratégicas 
2. Definición de causa y efecto 
3. Definimos casos específicos de impacto 
4. Establecemos los objetivos

Su especialidad dentro del contexto organizacional es también aclarar el norte de las organizaciones ¿A DÓNDE SE QUIERE LLEGAR? o ¿QUIÉNES SON Y HACIA DÓNDE QUIEREN DIRIGIR LA EMPRESA?, una vez realizado el planeamiento estratégico, el BSC apoya a la empresa abasteciéndola de herramientas útiles para lograr su consecución.

PRACTICA III UMB - RECOMENDACIONES ESTRATEGIA CERO PAPEL

RECOMENDACIONES

Estas indicaciones van de la mano con la guía de buenas prácticas para reducir el consumo de papel.

• Seleccione un líder para la estrategia de Cero Papel.
• Conforme un equipo de trabajo.
• Control y evaluación y publicación de resultados
• Implemente proyectos de escaneo en procesos de alto valor.

CONCLUSIONES

• Para Logra que los cambios  y que estos perduren, los colaboradores deben ser miembros participativos. 
• Es necesario aplicar cambios acordes a las necesidades de la organización a través de  herramientas adecuadas, que permitan el manejo de la resistencia al cambio para superar la crisis y situaciones  a través de acciones prácticas y seguras.

BIBLIOGRAFIA

http://youtu.be/37Y2a2R0ORg

http://preservandoparaelfuturo.org/

http://www.leonismoargentino.com.ar/INST253.htm

http://www.paritarios.cl/especial_las_5s.htm

http://www.paritarios.cl/especial_las_5s.htm

http://www.archivonorma.com/news/showByTitle/title/c-mo-organizar-los-documentos-en-la-computadora/src/@random4d93951ccf0bc

PRACTICA III UMB - RESULTADOS ESTRATEGIA CERO PAPEL

CONTRIBUCIÓN Y APORTE

Los avances logrados en la Compañía en relación con la organización de documentos físicos y electrónicos en áreas de trabajo ha influido en  la labor archivística propiciando la aplicación del procedimiento de gestión documental y apalancando nuevos proyectos, dado que a través del vídeo para la estrategia Oficina Cero Papel se generaron una serie de actividades que permiten preservar y difundir la gestión documental y el uso de TIC no sólo para actualizar los procesos necesarios, sino para fortalecer y consolidar las buenas prácticas. Creando cultura para asegurar la información su oportuna ubicación, localización  minimizando el uso de papel y optimizando recursos.

La mejora inicial el aseguramiento y seguridad de la información durante el proceso se han reflejado áreas de trabajo organizadas como también el aumento de transferencias en el CAD,  centralización de documentos en carpetas en medio electrónico disminuyendo así la duplicidad de archivos por equipo donde se visualiza la en la capacidad de almacenamiento en disco duro y servidores.

RESULTADOS ESPERADOS

Aportar y encaminar la estrategia a un eficiente uso de recursos para la compañía, sus colaboradores, el ambiente y la gestión documental a través de hábitos organizacionales. 

LOGROS

Actividad con la que gana nuestro planeta y es posible alcanzar reducciones significativas en los recursos y uso racional de los mismos, reflejado en una mejor y más fácil adaptación a los cambios relacionados con la gestión documental y por tanto, a la utilización de archivos en formatos electrónicos, siendo esta una forma de aportar a la concientización ambiental.

PRACTICA III UMB - ACTIVIDADES ESTRATEGIA CERO PAPEL

IDENTIFICACIÓN DE SITUACIONES PROBLEMAS

Se presentan dos conflictos el primero la acumulación de papel y el segundo los equipos de cómputo con archivo sin identificar y depurar, es necesario ratificar las actividades orientadas a la optimizan de recurso electrónico y físico, dado que dichos conflictos generan costos. 

Un alto porcentaje de estos documentos se encuentran en soporte electrónico y papel desde su creación o recibo, sin olvidar que generalmente se exigen copias adicionales e innecesarias de los mismos para distribuirlas entre las dependencias que así lo requieran, estas acciones propuestas en el vídeo busca brindar herramientas para llegar a  la Oficina Cero Papel.

IMPLICADOS EN LAS ACTIVIDADES

La cultura cero papel incide directamente en el espacio electrónico demandado para el área de tecnología costos y la custodia asertiva de los documentos en el CAD afectada directamente por  espacios tanto en sitios de trabajo como en la seguridad y control de la información generada por el área de proyectos.

ACTIVIDADES REALIZADAS

Se identifica y plantea la estrategia Oficina Cero Papel que inicialmente y principalmente busca la reducción, organización y categorización de archivos físicos y electrónicos  en archivos de gestión enfatizando en la preservación digital para  realizar un  plan de  mejoramiento que inicia con la organización documental de los puestos de trabajo, para lo cual se inicia con la organización de archivos de gestión físicos como prioridad de mejoramiento. 

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Se abordo el plan piloto con los colaboradores de la Gerencia de Proyectos  previa autorización para dar inicio al proyecto, para la puesta en marcha se incorpora el vídeo Estrategia Cero Papel que propone buenas prácticas de cómo reducir el consumo de papel  y la optimización  del  espacio físicos y electrónico en los puestos de trabajo cuyo objetivo es establecer la cultura de manejo responsable de la información bajo lineamientos y con la aplicación de la gestión electrónica, la formación de nuevos hábitos.

Para la organización de los archivos con cada persona y lograr la entrega de documentación bajo los procesos de la compañía se realizan las actividades de orientación, revisión y verificación donde se busca el control y evitar perdida y/o eliminación de información;  logrando así  la transferencia de documentos al Centro de Administración  Documental y proyectando la identificación de sus documentos electrónicos vs físicos para lograr la unicidad del repositorio electrónico.

PRACTICA III UMB - INTRODUCCION ESTRATEGIA CERO PAPEL

INTRODUCCIÓN

El propósito de este trabajo es dar a conocer las actividades realizadas en el plan de mejoramiento documentos físicos y electrónicos en archivos de gestión bajo la estrategia Oficina Cero Papel donde se busca proporcionar herramientas de tipo cultural, que permita  establecer la instrucción al manejo responsable de la información inicialmente en la Gerencia de Proyectos de la Compañía.

OBJETIVO GENERAL

Establecer la cultura de manejo responsable de la información bajo lineamientos y con la aplicación de la gestión electrónica.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Concientización de los colaboradores de la Gerencia de Proyectos en la disminución y utilización de la información en soportes en papel y  el empleo de documentos electrónicos.

Ejecutar aspectos organizativos con la aplicación de actividades, gestión en cinco fases 5S y tips que permitan categorizar los archivos físicos y electrónicos en las ares de trabajo de los colaboradores de acuerdo a sus necesidades.